Es una práctica habitual en las empresas, y necesaria, el analizar y optimizar los gastos existentes y mejorar así el rendimiento de las misma, con la intención de mejorar el beneficio y ser más competitiva. No obstante, cuando nos preguntamos ¿Cómo reducir los gastos que tiene una empresa?, podemos cometer el error de buscar aquellos que pueden ser prescindibles en vez de realmente analizarlos y pensar como pueden ser optimizados. Evidentemente no es tarea fácil y cada empresa y sector tienen sus propias dificultades y sus condicionantes, pero todas las organizaciones tienen sus estrategias para intentar alcanzar los objetivos.
Nosotros queremos centrarnos en la función de Compras como una de las principales organizaciones dentro de las compañías para optimizar precios y conseguir una reducción de costes. Los equipos de Compras son los garantes de gestionar a los proveedores y por tanto liderar las negociaciones para conseguir los mejores precios posibles. Vivimos en tiempos difíciles debido a diferentes motivos y las empresas hacen frente a las dificultades para ser competitivas, asegurar materia prima, soportar subidas de precios de los proveedores, y afrontar reducción requerida por los clientes, y consideramos la función de Compras como actor principal para afrontar los retos.
¿Cómo reducir los costes de una empresa?
Cada compañía soporta diferentes tipos de gastos dependiendo de cada actividad, sector y su propia organización, existiendo diferentes tipos de costes que pueden ser directos e indirectos. Por ejemplo, una empresa industrial que necesita el acero como materia prima principal para fabricar sus productos, dependerá del precio del acero que pueda negociar con sus proveedores y, por tanto, el coste de su producto se verá afectado por el mismo, ya que se trata de un coste directo.
Así mismo, dependiendo del proceso productivo diseñado para fabricar el producto, el coste podrá variar igualmente, ya que no es lo mismo emplear cuatro operarios que dos. El coste de los operarios también se considera directo ya que es imprescindible para fabricar el producto. Los costes indirectos también impactan en el coste final del producto, por ejemplo la energía para iluminar una nave, o los servicios de limpieza, EPI’s, etc. y por tanto también deben ser susceptibles de ser gestionados y optimizados para alcanzar los objetivos de reducción de costes.
¿Qué significa reducción de costes?
En nuestra opinión, la reducción de costes debiera ser más bien optimización, es decir, ajustar el coste a lo realmente necesario e identificando aquellos que realmente puedan ser prescindibles, no por prescindir de un coste determinado vamos a tener más beneficios y puede que además nos haga incurrir en otros adicionales. Por ejemplo, si prescindimos de un operario en una línea de montaje sin analizar el proceso de la misma, podemos hacer que nuestro producto no sea ensamblado convenientemente por falta de mano de obra y por tanto conseguir que nuestro producto finalmente sea más caro, por tanto, no debemos afrontar una reducción de costes con la idea de eliminarlos.
Ahora bien, si somos capaces de conseguir la materia prima a un precio más competitivo mediante una negociación con nuestros proveedores, esa reducción de costes directos impactará inmediatamente en los resultados de forma positiva. O si mejoramos la línea productiva adquiriendo una máquina más eficiente, podremos igualmente conseguir disminuir los costes de fabricación mejorando los resultados a medio plazo.
Actualmente hacemos frente a subida de precios de materia prima y energía que deben ser negociadas con nuestro proveedores, pero, ¿debiéramos considerar una contención de precio como una reducción de costes? En principio conseguir evitar una subida de precios no es una reducción, pero sí una optimización de precios.
¿Qué es una estrategia de reducción de costes?
Nosotros queremos subrayar la importancia que la gestión de las Organizaciones de Compras de las empresas tienen para gestiona la reducción de costes de una Compañía. Evidentemente la función de Compras es muy amplia y afecta a toda la organización interviniendo en diferentes áreas como las negociaciones, gestión de proveedores, categorías, contratos, directas, indirectas, etc.. En este sentido, una buena estrategia de optimización de costes se enmarca un una gestión eficiente de los departamentos de Compras.
Somos conscientes de que la función de compras no está debidamente desarrollada, y por tanto tampoco es valorada en muchas organizaciones, siendo éstas departamentos dedicados a la gestión de pedidos y tramites administrativos con los proveedores. En nuestra opinión, la gestión de Compras dentro de una Organización tiene una importancia extraordinaria y la aportación a los resultados a corto, medio y largo plazo de cualquier compañía es significativamente alta debiendo participar de manera activa en los objetivos de reducción de costes.
La gestión de proveedores es fundamental pare el funcionamiento y desarrollo de cualquier compañía. Actualmente seguimos observando en demasiadas ocasiones la dependencia exclusiva que algunas empresas tienen con algunos proveedores, es decir, para un determinado producto o servicio vemos que se depende de un proveedor determinado es decir, no hay una alternativa, y en otros casos el proveedor depende de su cliente. Evidentemente cualquiera de estos dos casos no son positivos para una correcta gestión empresarial y las organizaciones de Compras se deben encargar de estas situaciones.
En definitiva, una correcta gestión de los proveedores liderada por los departamentos de compras, no sólo aporta grandes beneficios a cada organización, además evita riesgos futuros en el suministro de productos o servicios. En este sentido, es fácil encontrar compañías con excesivas dependencias de algunos proveedores, y no hablamos de pequeñas empresas donde la capacidad organizativa es limitada, sino de grandes corporaciones con diferentes centros donde cada uno de ellos gestiona de manera individualizada. Son en estas grandes empresas donde quizás detectamos una mayor oportunidad de reducción de costes para ser gestionada por los equipos de Compras.
Según nuestra experiencia con diferentes clientes, es frecuente encontrarnos con estas situaciones y ver como a la pregunta ¿por qué compramos a este proveedor?, recibimos la respuesta; lo llevamos haciendo toda la vida y confiamos mucho en él. No se trata de confianza profesional en un proveedor, y ni mucho menos de su capacidad para suministrar los productos o servicios designados pero, ¿realmente es bueno depender de un proveedor y además no conocer su posición con respecto a su competencia?. Pues, salvando casos excepcionales donde no existe otra posibilidad, ésta es uno de las situaciones que se deben evitar, en primer lugar por la dependencia, que siempre es un riesgo, y posteriormente por la competitividad y la imposibilidad de conseguir una reducción de costes dónde solo tenemos un proveedor.
En uno de los proyectos que hemos gestionado recientemente para un cliente con presencia internacional, descubrimos que una de sus fábricas en Estados Unidos estaba comprando los uniformes de trabajo de su plantilla a un único proveedor desde hacía 12 años. Cuando propusimos realizar una «RFQ» e invitar a otros proveedores a ofertar los mismos productos, vimos en una primera fase que el proveedor actual era bastante mas caro que el resto. Posteriormente, y después de finalizar las negociaciones con una subasta inversa, el proveedor actual redujo sus precios un 30% alineándose con los precios de sus competidores y evitar así perder el volumen de negocio que tenía con nuestro cliente.
Claramente hay que potenciar la competitividad entre proveedores, evitar riesgos de dependencia, intentar gestionar las compras de acuerdo a los mercados y en definitiva, asegurarnos de que compramos de forma óptima para optimizar los precios de compra y conseguir los objetivos de reducción costes.
El Proceso de Sourcing, RFQ y Negociaciones
Hablamos de RFQ (siglas en inglés de Request for Quotation) y de Negociaciones como procesos imprescindibles para parte de la gestión de Compras y poder conseguir los objetivos de reducción de costes. Con las RFQ’s analizamos a nuestros proveedores para un proyecto concreto, nivel de precios, capacidad productiva, interés en el negocio, etc. y con las negociaciones intentamos acordar el mejor precio posible del producto o servicio que queremos contratar.
Pero no es difícil encontrarnos con que estos procesos no se realizan con normalidad en las empresas, o quizás se confundan, porque una solicitud de oferta se puede pedir a un solo proveedor y ya está, pero evidentemente ésa no es la función. Y si hablamos de negociaciones, también nos encontramos con la respuesta «Llevamos mucho tiempo trabajando con este proveedor y siempre nos ha dado el mejor precio», y como comentado anteriormente, no se trata de confianza personal o de la calidad humana sino de la gestión empresarial.
Nuestra experiencia nos ha demostrado que los negocios son los negocios, y cualquiera debe intentar conseguir el mejor beneficio para su empresa, lo cuál es totalmente lógico y entendible, pero por eso mismo cuando una función comercial intentará vender al precio mas alto posible, cuando un comprador tiene que comprar, debiera hacer al precio mas bajo posible respetando la especificación y calidad del producto o servicio.
Hace poco tiempo, veíamos en las noticias de España que unos comisionistas se habían aprovechado, de forma abusiva, de una compra de mascarillas realizada durante la gestión de la pandemia del COVID 19 adjudicándose unas comisiones excesivas e incrementando el valor de las mismas en un 148%. Está claro que las circunstancias en las que las Administraciones Públicas tuvieron que realizar esas gestiones no eran nada fáciles, y la toma de decisiones estaba naturalmente condicionada pero ¿se podría haber conseguido una reducción de costes?, ¿realmente con una mínima gestión de compras se podía haber evitado ese abuso?,
Pues nosotros estamos convencidos de que sí se podría haber evitado con una función de Compras «mínima», y confiando en que nuestros colegas profesionales de Compras de los sectores privados están totalmente de acuerdo. Simplemente invitando a los proveedores identificados a ofertar y analizar las ofertas, por supuesto todo ello en tiempo record dada la urgencia, tendríamos que ver el nivel de precio de cada proveedor y si uno de ellos es un 148% mas caro, está claro que algo no funciona bien…. . ¿Y si negociamos?.
En el ejemplo del que hablamos la urgencia en alcanzar acuerdos era realmente extraordinaria pero, si hubiésemos tenido 2, 3, 4 o mas proveedores (con 2 ya podemos negociar) interesados en vender sus mascarillas a un precio exageradamente alto debido a la excesiva demanda que las circunstancias provocaba, seguro que hubiese habido algo de competencia entre ellos. Y como herramienta de negociación, los profesionales de Compras utilizamos las subastas inversas electrónicas, donde invitamos a participar a los proveedores seleccionados y se ponen a competir entre ellos para conseguir el negocio. Y ¿Cuánto dura una subasta inversa?, pues bien, entre unos 15 minutos y 50 minutos, durante ese tiempo nos aseguramos conseguir el mejor precio posible.
Negociaciones Digitales
Las negociaciones como última fase de un proceso de sourcing son fundamentales para conseguir los objetivos de reducción de costes, pero será difícil si dependemos de un proveedor y no tiene competencia.
Las subastas inversas electrónicas son una excelente herramienta de negociación cuando tenemos más de un proveedor. Este tipo de negociaciones no solo nos permiten una reducción de costes o precios de compra, también ayudan en el desarrollo de proveedores ya que aquellos que participen en una subasta inversa podrán conocer cuál es su situación en el mercado, y si sus precios son altos podrán revisar las causas y poder así actuar para también, trabajar en la reducción de costes, optimizar sus procesos y poder ser mas competitivos. Las subastas inversas son seguras, transparentes y eficaces además de reducir los tiempos de negociación y por tanto recursos, nos garantizan optimizar los precios de compra y avanzar en la estrategia de reducción de costes.
